Success Story : Comment Kozea group réussit le pari de la transformation digitale des officines ?

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Tout d’abord, comment allez-vous et votre famille dans ces temps COVID-19?

Philippe Donadieu : Nous allons très bien, merci !

Côté santé de ma famille : Nous avons eu le plaisir de partager de bons moments avec nos quatres enfants, étudiants, lycéens et collégiens tous réunis sous le même toit 24h/24 et 7j/7 ! C’est assez amusant d’entendre parler anglais toute la journée avec la poursuite des études en télétravail des deux plus grands, qui continuent d’être virtuellement à Londres ou à New York !

Côté santé “famille entreprise” : Notre organisation a été immédiatement opérationnelle dès le premier confinement. Notre modèle de management participatif (Holacratie), notre offre de services déjà en distanciel vis-à-vis de nos clients de métropole et Drom, ainsi que nos produits web en mode SAAS, nous ont grandement aidé dans la réussite de cette adaptation. Nous avons pris très tôt toutes les mesures de protection et de soutien de notre équipe. Nous avons d’ailleurs précédé ou prolongé les périodes de confinement en nous assurant mutuellement d’éviter l’isolement de chacun.

Parlez-nous de vous, de votre carrière, de la manière dont vous avez fondé ou rejoint Kozea group

Philippe Donadieu : Je suis d’abord docteur en pharmacie. J’ai complété cette formation initiale par un troisième cycle de gestion et marketing. J’ai exercé ensuite pendant 14 années dans de véritables start-ups à succès au sein d’un laboratoire pharmaceutique international de renom. Mes fonctions ont évolué très vite vers des directions marketing et commerciales, au plus près des pharmaciens d’officine (Merck Génériques /Mylan) ou des hôpitaux (Merck Santé Oncologie).

Ensuite, j’ai souhaité poursuivre dans cet “esprit start-up” en lançant ma première société en 2006. J’avais déjà pour ambition d’accompagner et d’aider mes confrères pharmaciens d’officine et leurs équipes dans l’optimisation de la gestion de leur “Back Office” (tâches administratives etc.) pour leur offrir plus de temps à consacrer au “Front Office” (en les rendant plus disponibles pour leur patientèle et leurs projets de transformation).

C’est ainsi que nous avons démarré tout naturellement en 2007, les premiers sites internet pour les pharmacies, précédés de quelques mois par notre premier service de gestion du tiers payant.

Après un décollage rapide et intense de 2009 à 2014, nous avons investi pour construire une offre adéquate et diversifiée de solutions digitales et de services « humains » (Community management, SEO, Gestionnaire de tiers payant,…) nous plaçant au cœur de leurs besoins.

Notre anticipation était la bonne avec l’évolution pressentie du mode de rémunération de la pharmacie des produits vers les services (télésoin, vaccination, tests rapides d’orientation diagnostic (TROD) comme les fameux test antigéniques Covid-19 notamment, les entretiens pharmaceutiques, les bilans partagés de médication…). Nous sommes donc aujourd’hui plus que jamais alignés avec ces évolutions de marché, grâce à une équipe hyper-motivée et impliquée, pour rester un acteur incontournable par son savoir être et son savoir faire dans le numérique !

Comment Kozea group innove-t-elle?

Philippe Donadieu : Nous investissons en permanence dans la recherche et le développement afin de proposer des solutions web innovantes et performantes pour nos clients. Nous avons intégré dès le début dans notre process, la dimension ESN (Entreprise de Santé Numérique), le SAAS (logiciel en tant que service) et l’open source. Kozea group est ainsi un véritable incubateur de solutions digitales innovantes pour toutes entreprises ou institutions, grâce à des méthodes de travail et une équipe hyper-créative. Nous sommes aujourd’hui reconnu au niveau mondial pour notre contribution dans l’univers du logiciel libre !

Dans le domaine de la santé, Kozea group est éditeur de solutions web et intervient auprès :

  • des pharmaciens pour leurs clients (B to B to C) essentiellement sur les nouveaux usages numériques (réseau sociaux Facebook & Instagram, Click & Collect, vente en ligne, réservation d’ordonnance) mais aussi de manière complémentaire sur la relation client et le marketing relationnel (PLV numérique, e-mailing) ;
  • des pharmaciens et des autres professionnels de santé pour leur back office (B to B) avec la gestion de leurs rejets tiers-payant en vue d’améliorer leur santé financière.

À l’heure actuelle, nous poursuivons nos efforts de développement dans les domaines de l’intelligence artificielle et du machine learning pour aborder cette nouvelle décennie avec des services toujours plus innovants et en phase avec l’évolution du marché des professionnels de santé et des consommateurs. Nous sommes donc en train de mettre en place de nouveaux partenariats publics/privés pour y répondre.

Comment la pandémie de coronavirus affecte Kozea group et comment y faites-vous face?

Philippe Donadieu : La crise sanitaire du Covid-19 a plongé le monde dans un profond désarroi depuis 1 an.

Nous avons su nous adapter en privilégiant le télétravail à 100% au début de la crise, puis désormais en proposant 1 jour par semaine au bureau à l’ensemble de l’équipe avec un effectif limité à une personne par bureau afin de limiter les risques de contamination. Le digital étant le cœur de notre travail, nous n’avons donc pas eu de mal à maintenir notre activité et un niveau de satisfaction clients élevé.

Pour ce qui est de nos clients, l’essor du digital en officine a été très fortement plébiscité par les pharmaciens et leurs équipes pour répondre à la fois à des objectifs sanitaires et organisationnels, mais aussi à de nouvelles missions contre ce virus (réalisation de tests Covid-19, vaccination…). Pour les accompagner, nous avons pu leur proposer notre savoir faire sur les réseaux sociaux pour informer leur clientèle, nos solutions web pour organiser les délivrances de médicaments et la gestion des flux patients grâce à la réservation d’ordonnance, au Click & Collect et à la vente en ligne pour les autres produits disponibles en pharmacie en libre accès. Maintenant c’est la prise de rendez-vous pour les tests antigéniques et la vaccination qui leur est proposée sur leur site internet.

Nous avons également lancé un collectif “#J’aide ma pharmacie” afin de soutenir et d’aider les pharmaciens d’officine à communiquer avec leurs patients pendant cette période difficile. C’est donc par une initiative citoyenne, qu’avec des partenaires et acteurs de la pharmacie, nous proposons depuis un an et gratuitement, un ensemble d’outils de communication pour la pharmacie à destination du grand public ou des autres professionnels de santé.

Avez-vous dû faire des choix difficiles et quelles sont les leçons apprises?

Philippe Donadieu : Mis à part les mesures sanitaires et d’accompagnement psychologiques pour protéger nos collaborateurs, nous n’avons pas vraiment eu de décisions difficiles à prendre. Nous avons limité certaines dépenses de fonctionnement, et nous sommes tristement conscients que cette crise n’a pas eu les mêmes impacts pour toutes les entreprises dans d’autres secteurs.

En revanche, les pharmaciens nous ont beaucoup plus sollicités, afin d’avancer rapidement dans la digitalisation de leur officine et pour les aider dans leur organisation. La prise de rendez-vous en ligne (pour les tests et la vaccination Covid-19) sur leur site internet a donc été un véritable challenge en interne pour pouvoir leur mettre à disposition ce service dans les temps. De plus, les pharmaciens, plutôt hésitants, ont rapidement été convaincus de la nécessité de mettre en place des outils digitaux en ces temps particulièrement compliqués pour garder le contact avec leurs patients.

Quels outils, logiciels et compétences de gestion spécifiques utilisez-vous pour faire face à cette crise?

Philippe Donadieu : Nous avons adopté il y a 5 ans, une nouvelle façon de piloter l’entreprise au niveau managérial en adoptant l’Holacratie. Contrairement à un système classique, l’holacratie consiste en un management horizontal, où chaque partie du tout, dont elle dépend, est autonome et décisionnaire. Elle permet de réinventer l’organisation en faisant émerger une forme de management participatif, basé sur des rôles et des redevabilités de tous. Des règles de fonctionnement et de gestion ainsi qu’une constitution assurent la pérennité et le développement de l’entreprise. Ainsi chaque maillon de l’entreprise est mobilisé sur sa capacité à s’adapter, à changer, et donc à prioriser et à décider. Cette organisation robuste nous a fait gagner du temps sur la transformation de l’organisation du travail pendant la crise.

Nous avons également renforcé l’usage de nouveaux outils collaboratifs pour mener à bien nos nombreux projets.

De plus, nous avons transformé notre séminaire présentiel en un séminaire essentiellement en distanciel, et pendant une période de quelques mois au gré des mesures sanitaires. L’objectif était de réfléchir ensemble pour prendre des décisions sur l’évolution de trois piliers fondamentaux : la technique, les RH et le commerce. En effet, nous constatons qu’à chaque fois que les crises arrivent, il y a une accélération des processus de transformations sociétales et organisationnelles. Il en est de même pour cette crise sanitaire (télétravail, nouveaux modes de collaboration, développement du numérique, essor des outils de communication et de signature des contrats à distance…). Nous avons noté aussi une accélération de l’éducation du marché vers l’ère du digital, ce qui est le cœur de notre métier.

Qui sont vos concurrents? Et comment comptez-vous rester dans le jeu?

Philippe Donadieu : Kozea group n’a pas de concurrents directs et similaires sur l’ensemble de son offre.
Nous avons cependant des concurrents émergents sur quelques-unes de nos marques et services commerciaux, principalement sur les sites internet pour pharmaciens d’officine Pharminfo.fr.

Nous continuons à garder une longueur d’avance en poursuivant nos efforts de développements pour leur fournir toujours plus de services adaptés pour eux et leurs patients.
Globalement, nous savons être présents pour nos clients pharmaciens et être réactifs en toute circonstance, et d’autant plus en cette période de crise sanitaire.

Le mot de la fin?

Philippe Donadieu : J’ai des ami(e)s et des relations professionnelles, chefs d’entreprises et artisans qui sont dans des secteurs fortement touchés par cette pandémie. Dès le premier confinement, j’ai régulièrement pris le temps de leur demander de leurs nouvelles et de m’assurer que le moral restait bon. Je suis aussi resté disponible pour eux afin de réfléchir à l’après, quand il était temps de pivoter vers un nouveau métier ou service. Et je constate qu’ils ont tous fait preuve d’une formidable résilience pour absorber ce choc, tenir jusqu’à l’après.

Je suis certain que nous nous relèverons de cette épreuve plus fort et avec aussi avec plus d’humanité et de bienveillance pour les autres.

Merci à Startup Info pour cette tribune ouverte et la possibilité de partager notre expérience.

Votre site Web?

Philippe Donadieu : https://www.kozea.fr/ (Nouveau site à venir en juin !)

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